Qué pasa si no depositas las cuentas anuales de tu SL

Muchas pequeñas sociedades ven el depósito de cuentas como un trámite sin importancia y lo van dejando. Hasta que un día necesitan inscribir algo en el Registro Mercantil y descubren que tienen la hoja cerrada. Y eso no es lo único que puede pasar.

¿Qué pasos tiene que dar una SL con sus cuentas cada año?

Son tres fases, cada una con su plazo:

• Formular. Los administradores preparan y firman las cuentas anuales, el informe de gestión cuando sea obligatorio y la propuesta de qué hacer con el resultado. Tienen tres meses desde el cierre del ejercicio (artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital). Si el ejercicio acaba el 31 de diciembre, el límite es el 31 de marzo.
• Aprobar. La junta de socios las aprueba en la junta ordinaria, que debe celebrarse en los seis primeros meses del ejercicio (artículos 164 y 272). Normalmente, antes del 30 de junio.
• Depositar. En el mes siguiente a la aprobación, los administradores presentan en el Registro Mercantil del domicilio social la certificación del acuerdo junto con las cuentas y, en su caso, el informe de gestión y el del auditor (artículo 279). En la práctica, suele ser como tarde a finales de julio.

El registrador revisa la documentación en quince días y, si está en orden, da por hecho el depósito (artículo 280). A partir de ahí, cualquiera puede consultar esas cuentas en el Registro (artículo 281): clientes, proveedores, bancos o posibles inversores.

¿Qué pasa si no deposito las cuentas?

1. El Registro se cierra para tu sociedad

Mientras no deposites, el Registro Mercantil no inscribirá ningún documento de tu sociedad (artículo 282). Es lo que se llama cierre registral. El Reglamento del Registro Mercantil lo concreta: se produce cuando pasa un año desde el cierre del ejercicio sin que las cuentas aprobadas estén depositadas (artículo 378). Sin inscripción no puedes, por ejemplo, ampliar capital, cambiar el domicilio, modificar los estatutos o nombrar un nuevo administrador.

Hay excepciones: sí se pueden inscribir el cese o la dimisión de administradores, la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores, además de lo que ordene un juez o la Administración.

2. Una multa para la sociedad

El Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC) puede imponer a la sociedad una multa de 1.200 a 60.000 euros. Si la sociedad o su grupo facturan más de 6 millones de euros al año, el límite sube a 300.000 euros por cada año de retraso (artículo 283).

• La cuantía depende del tamaño de la empresa: activo y cifra de ventas del último ejercicio declarado a Hacienda.
• Si depositas antes de que empiece el expediente, la multa se impone en su grado mínimo y se rebaja a la mitad.
• La infracción prescribe a los tres años.

3. Riesgos para los administradores

Depositar las cuentas es una obligación de los administradores. Si no lo hacen y eso causa un daño a la sociedad, a los socios o a los acreedores, pueden tener que responder con su patrimonio (artículo 236). Además, unas cuentas sin depositar dan mala imagen: quien consulta el Registro no ve información reciente de tu empresa, lo que puede frenar un préstamo o un contrato.

¿Y en el caso de Javier y Marta?

Han pasado más de doce meses desde el cierre de 2023 sin depósito, así que su hoja está cerrada. Hasta que no depositen las cuentas pendientes, la ampliación de capital no se inscribirá. Si lo hacen antes de que el ICAC inicie el expediente, la posible multa quedaría en el mínimo y reducida a la mitad. Con su tamaño, les interesa moverse ya.

Qué deberías hacer si tienes cuentas sin depositar

• Haz inventario: qué ejercicios están formulados, cuáles aprobados y cuáles depositados.
• Formula y aprueba lo pendiente: los administradores firman las cuentas y la junta las aprueba. La junta ordinaria es válida aunque se celebre fuera de plazo (artículo 164).
• Deposita todos los ejercicios pendientes en el Registro para levantar el cierre.
• No esperes al expediente: depositar antes reduce la multa a la mitad.
• Pon fechas en el calendario: 31 de marzo, 30 de junio y 30 de julio, si tu ejercicio coincide con el año natural.

En el área de contabilidad y reporting preparamos tus cuentas anuales, y desde mercantil y societario nos ocupamos de la junta, las certificaciones y el depósito. Si tienes ejercicios atrasados, solicita un diagnóstico inicial y vemos cómo ponerte al día.

Fuentes oficiales y enlaces de consulta