Informar por escrito al trabajador: qué cambia en 2026

Desde el 5 de octubre de 2026 hay nuevas reglas sobre la información que tienes que dar por escrito a cada persona que contratas. Afecta a cualquier empresa o autónomo con empleados, también a los que ya tienes en plantilla si te la piden. Te lo explicamos con un caso.

¿Qué ha cambiado exactamente?

El Gobierno ha aprobado el Real Decreto 723/2026, que sustituye a una norma de 1998 que regulaba lo mismo. La idea de fondo no es nueva: el Estatuto de los Trabajadores ya obligaba a informar por escrito de las condiciones esenciales del trabajo cuando no figuran en el contrato (artículo 8.5). Lo que cambia es cuánto hay que contar, cuándo y cómo.

Lo más importante en pocas palabras:

• Se aplica a toda relación laboral de más de cuatro semanas (artículo 2). El contrato de Pablo, de cuatro meses, entra de lleno.
• La información se entrega antes de que la persona empiece a trabajar, no después (artículo 7).
• La lista de datos que hay que dar es mucho más larga que antes (artículo 3).
• Si cambia alguna condición, hay que comunicarlo por escrito lo antes posible y, como tarde, el mismo día en que el cambio empieza a aplicarse (artículos 5 y 7).

¿Qué información tengo que dar por escrito?

Además de lo básico (quién contrata, fecha de inicio, centro de trabajo, puesto y categoría), la norma pide, entre otras cosas:

• El sueldo desglosado: salario base y cada complemento por separado, cada cuánto se paga y cómo se calcula la parte variable, si la hay.
• El tiempo de trabajo: horas al día, a la semana y al año, cómo se reparten, horas extra, vacaciones y si puede haber distribución irregular de la jornada.
• El periodo de prueba: cuánto dura y en qué condiciones, es decir, qué se va a valorar durante ese tiempo.
• En los contratos temporales, la causa concreta que justifica la temporalidad.
• La formación que dará la empresa, el convenio colectivo aplicable y, si existen, el plan de igualdad y el protocolo frente al acoso.
• Cómo se termina la relación y con qué preavisos.
• Si la empresa usa algoritmos o sistemas automáticos que influyen en horarios, tareas, sueldo o despidos, y cuáles son sus reglas básicas (artículo 3.2.k).

Hay un alivio: muchos de estos puntos se pueden cumplir remitiendo con precisión al convenio o a la ley que los regula, sin copiarlos enteros (artículo 3.3).

¿Basta con el contrato que firmó Pablo?

Solo si el contrato ya recoge todo lo anterior. Si no, hay que completarlo con un documento aparte. En el caso de Lucía faltan cosas claras: el desglose del sueldo, cómo se reparte la jornada, la causa de la temporalidad, el periodo de prueba y, sobre todo, la aplicación que asigna los turnos.

Ese último punto es el que más sorprende. Si un programa decide quién trabaja cada día, la empresa tiene que decirlo y explicar, de forma comprensible, con qué criterios funciona. No hace falta entregar el código informático, pero sí que Pablo sepa en qué se basan sus turnos. Conviene revisarlo junto con lo que ya exigen la protección de datos y el reglamento europeo de inteligencia artificial.

Sobre el periodo de prueba, recuerda también el límite legal: en un contrato temporal de hasta seis meses no puede pasar de un mes, salvo que el convenio diga otra cosa (artículo 14.1 del Estatuto).

¿Y qué pasa con Rosa, que ya trabajaba antes?

Las nuevas obligaciones también alcanzan a los contratos que ya estaban en marcha. Pero la empresa no tiene que rehacer de golpe los papeles de toda la plantilla: solo si el trabajador lo pide, hay que entregarle la información en un plazo de 30 días hábiles desde su petición, salvo que ya la tenga (disposición transitoria única).

Así que Lucía sí debe contestar a Rosa, y le conviene hacerlo bien y con tiempo. Además, cualquier cambio que haga en las condiciones de Rosa a partir de ahora tendrá que comunicarlo por escrito con las reglas nuevas.

¿En papel o por correo? ¿Y cómo demuestro que lo entregué?

Vale en papel o en formato electrónico, siempre que la persona pueda guardarlo e imprimirlo. La empresa debe conservar la prueba de que lo envió o de que el trabajador lo recibió (artículo 6). Una firma de recibí o un correo con acuse cumplen esa función.

La Administración tiene que publicar modelos de documento y de contrato para facilitar el trámite. Son una ayuda, no un requisito: la obligación existe aunque todavía no estén disponibles.

Qué debe hacer tu empresa ahora

• Revisa tu modelo de contrato y prepara un anexo de información que cubra todo lo que no figure en él.
• Entrégalo antes del primer día de trabajo y guarda el justificante de entrega.
• Si usas aplicaciones para turnos, fichajes, objetivos o evaluación, identifica qué deciden y explícalo por escrito.
• Ten un procedimiento para responder a las peticiones de quienes ya están en plantilla dentro de los 30 días hábiles.
• Cada vez que cambies horarios, sueldo o funciones, comunícalo por escrito como tarde el día en que se aplique.

Lucía, por ejemplo, puede solucionarlo con un anexo para Pablo, una explicación sencilla de la aplicación de turnos y una respuesta ordenada a Rosa.

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Fuentes oficiales y enlaces de consulta