Administrador no residente: qué retención aplicar

Cada vez es más habitual que uno de los socios de una pyme se vaya a vivir fuera y siga siendo administrador desde allí, por videollamada y correo. Lo que muchas empresas no saben es que, aunque viva en otro país, lo que cobra por ese cargo sigue tributando en España, y que es la propia sociedad la que debe retener e ingresar el impuesto.

¿Tributa en España lo que cobra un administrador que vive fuera?

Sí. La ley considera que la retribución de los administradores de una sociedad residente en España se obtiene en España, viva donde viva el administrador y aunque haga su trabajo desde otro país (artículo 13.1.e de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes).

Lo que cambia es el impuesto. Si Daniel deja de ser residente fiscal en España, ya no paga IRPF por ese sueldo, sino el Impuesto sobre la Renta de no Residentes (IRNR), que es el que pagan las personas que viven fuera por lo que ganan aquí.

¿Y el convenio con el otro país no lo impide?

España tiene firmados convenios con muchos países para evitar que una misma renta se pague dos veces. En el caso del Reino Unido, el convenio dice expresamente que lo que cobra un residente británico como miembro del órgano de administración de una sociedad española puede gravarse en España (artículo 15 del Convenio entre España y el Reino Unido). Es la regla habitual en los convenios. Hacienda lo ha confirmado para un caso muy parecido, con un administrador residente en el Reino Unido que ejercía su cargo de forma telemática (consulta vinculante V2128-24 de la Dirección General de Tributos).

Para no pagar dos veces, normalmente el país donde vive el administrador le descuenta lo pagado en España. Eso lo tiene que revisar Daniel allí.

¿Cuánto hay que retener: 24 % o 19 %?

En el IRNR no hay tramos ni reducciones: se aplica un porcentaje fijo sobre el importe íntegro que se paga (artículo 24.1).

• 24 % con carácter general (artículo 25.1.a). Es lo que corresponde a Daniel, que vive en el Reino Unido.
• 19 % si el administrador reside en otro país de la Unión Europea o del Espacio Económico Europeo con intercambio efectivo de información tributaria (mismo artículo). Si Daniel se hubiera ido a Lisboa, este sería su tipo.

Mientras Daniel vivía en Madrid, la retención por IRPF era del 35 % (o del 19 % si la empresa facturaba menos de 100.000 €) y luego se ajustaba en su renta (artículo 101.2 de la Ley del IRPF). En el IRNR, la retención suele ser el impuesto definitivo.

¿Quién tiene que retener e ingresar?

La sociedad. Toda entidad residente en España que pague rentas sujetas al IRNR está obligada a retener e ingresar el impuesto en Hacienda (artículo 31.1.a). Y si no retiene, tiene que ingresarlo igualmente: no retener no la libra de pagar (artículo 31.3).

En nuestro caso: 1.800 € al mes son 21.600 € al año. Al 24 %, la agencia debería haber retenido 5.184 €. Como no lo hizo, Hacienda se los puede reclamar a la empresa, con los recargos o intereses que procedan. Y después habrá que hablar con Daniel, porque él cobró de más.

¿Qué modelos hay que presentar?

• Modelo 216: declaración e ingreso de las retenciones a no residentes. Las pymes lo presentan cada trimestre, en los primeros veinte días de abril, julio, octubre y enero.
• Modelo 296: resumen anual, del 1 al 31 de enero, con los datos de cada perceptor.

Además, la sociedad debe conservar la documentación y entregar al administrador un certificado de las retenciones practicadas (artículo 31.5). Le servirá a Daniel para justificar en el Reino Unido lo que ya ha pagado aquí.

¿Cómo se sabe si el administrador ya no es residente en España?

No basta con mudarse. Hacienda considera residente en España a quien pasa aquí más de 183 días al año o tiene en España el centro principal de sus negocios o intereses económicos. Además, se presume la residencia si viven en España su cónyuge no separado y sus hijos menores que dependan de él (artículo 9 de la Ley del IRPF, al que remite el artículo 6 de la Ley del IRNR).

Por eso conviene documentar el cambio con un certificado de residencia fiscal del nuevo país. Si Hacienda concluyera que Daniel sigue siendo residente aquí, tributaría por IRPF y la retención sería otra.

¿Y qué debería hacer la empresa?

• Avisa a tu asesoría en cuanto un administrador cambie de país, antes del primer pago tras el traslado.
• Pide al administrador que acredite su nueva residencia con un certificado fiscal del otro país, y guárdalo.
• Aplica el tipo correcto: 24 % con carácter general o 19 % si reside en la UE o el EEE.
• Presenta los modelos 216 y 296 y entrégale el certificado de retenciones.
• Si ya has pagado sin retener, regulariza cuanto antes: hacerlo por iniciativa propia suele salir más barato que esperar a Hacienda.

¿Cómo acaba el caso de Elena y Daniel?

Su asesor les recomienda presentar ya las declaraciones pendientes del modelo 216 e ingresar las retenciones no practicadas. A partir de ahora, la agencia retendrá el 24 % de cada pago a Daniel. También le piden a Daniel su certificado de residencia británico y acuerdan con él cómo devolver a la empresa lo que se ingresó por su cuenta.

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